いろいろ日記

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飲み会の幹事のやり方?前日までの準備・乾杯の挨拶は誰に頼む?歓送迎会を例に

   

春は新人歓迎会、夏はビアパーティー、期初期末はお疲れさま会、月末月初は異動の飲み会、冬はクリスマスパーティー、忘年会、新年会などなど会社の飲み会は山ほどありますね。

新人さん・若手のお仕事は飲み会の幹事です。
でも、突然幹事を任されても、いったいどこから手を付けて良いか悩みますよね。

今回は、幹事の役割・段取りを紹介します。
幹事の大まかな役割は、
主役・来ないとまずい上席の把握
→ 開催日程の決定
→ 案内メール送付
→ 参加人数の決定
→ 予算聞く
→ お店の予約
→ 贈るならプレゼント調達
→ リマインドメール
→ 席順決定・乾杯のあいさつを頼む
→ 歓送迎会の進行(当日)
→ 精算・お礼
です。

では、歓送迎会の幹事になった場合を例に、一連の流れをまとめてみましたのでご確認ください。
実際に当日の仕切りまで書こうと思ったら長すぎたので、ひとまず前日準備までをざっくり書いてみました。

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飲み会の幹事のやり方

飲み会の日程と人数を決定

主役・来ないとまずい上席の把握
→ 開催日程の決定
→ 案内メール送付
→ 参加人数の決定

ここまでの部分です。

まず、飲み会に絶対来ないとまずい人を確定します。
歓送迎会なら、もちろん新入社員・中途採用の方・転勤で転出・転入する方の日程を聞きに行きます。

いつ着任・引き継いでいなくなるのかを確認。
聞いてない人があとからわかるとすっごーーーーーーく大変ですので、漏れがないか要注意。

次に、上司でいないとまずい人を確定します。わからなければ先輩に聞きましょう。
例えば、部長とか、課長とか、チーム長とか、飲み会好きなお局様とか…。

ここまでわかれば、全員の日程が空いている日でなるべく早くをチョイス。
金曜日の方が喜ばれる会社、金曜日はプライベートがあるから避けてと言われる会社、水曜日が早帰りだから水曜日がいいと言われる会社など
個別事情もあるので、「こことここのどっちがいいですか?」と確認しましょう。
そのときに「こっちにしてくれ」「2つの日程で参加者が多い方にしてくれ」とか何とかいわれるでしょう。

その程度まで飲み会の日程が決まったら、全員にメールするなり回覧を回すなり直接聞きに行くなりで、人数を決定。
絶対ドタキャンが出るので、○(絶対行きます)・△(できたら行く・未定)・×(絶対行きません)で回答をもらいます。

△(未定)の人には飲み屋さん予約後くらいに「本当に行けますか?」と聞きに行きましょう。
まぁそれでも飲み会にはドタキャンが出るんですがね…。

飲み会の予算

→ 予算聞く
の部分です。

予算を決める際は以下のことに注意しましょう。

・個人負担なのか会社負担なのか。
・男性と女性の参加費で分けるのか、役職で分けるのか。
・事前徴収なのか事後精算なのか。

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いつもやっている話だと思うので、先輩に聞きましょう。

飲み会の前日までの準備

→ お店の予約
→ 贈るならプレゼント調達
→ リマインドメール

の部分は前日までにやります。

ここまで来たら、飲み会のお店を予約します。
飲み会好きの先輩・お局様・上司がいたら、お店にとやかく言ってくる場合もありますし、
「いつもこの店」というのがある場合もあるので、「おすすめのお店はありますか?」と確認してから予約しましょう。

おすすめのお店がなければ、
1.予算に合うか、飲み放題つきか
2.参加者が集まりやすい
3.大人数でも十分なスペースがある
4.帰宅時の交通手段がちゃんとある
5. うるさそうな人が好みそうな店か
を考えて選べばまぁ大丈夫ではないでしょうか。

居酒屋さんに電話を掛けたら、
・予算
・人数
・予約する人の名前
を伝え、

・人数の変更はいつまでできるのか?

を必ず聞きましょう。

で、この予約電話が済んだら、
○(絶対行きます)・△(できたら行く・未定)・×(絶対行きません)の△(未定)の人に、「本当に行けますか?」と聞きに行きましょう。

そのあと、○(絶対行きます)と△の人で行きます!と言った人あてにリマインドメールを送ります。
・○○さんの歓送迎会だという旨
・日時
・場所
・地図
・予約した人の名前
・来れない人は○日までに、○○までご連絡下さい
・来れない連絡がなかった場合はキャンセル料徴収予定です
(・事前精算なら予算)
を書いて送付します。

そうすれば人数変更ができる日までに、居酒屋さんに確定人数が伝えられますね。

プレゼントを渡す場合は、先輩に予算・何を渡すのかなどを聞いて、買い出しにいきましょう。

歓送迎会の乾杯のあいさつは誰に頼むのか?

ここまでは前日の準備。
ここからは、最悪当日やっててもどうにかなります。

→ 席順決定・乾杯のあいさつを頼む

のところですね。

基本的に主役真ん中、若手ばらける、仲の悪い人を隣通しにしない、を徹底して
あとは上司を上座に置けばOK。
多分当日お店にいかないとわからないので、先輩を連れて早めにお店に行きましょう。

あいさつは、
・開会
・乾杯
・締め
の3つが基本です。

開会は早くお店に来れそうな人か副○○という役職の人。
乾杯はその中で一番偉い人。
締めは歓送迎される人の直接の上司。
というのが一番無難なスタイルです。

事前にあいさつお願いします!と一言頼んでおきましょう。

まとめ

事前準備がどうにかできれば、当日はいろんな人が助けてくれます!
事前準備で漏れがあるとリカバリーが大変なので、しっかり漏れがないようにがんばりましょう。

当日の流れは、また別記事で…。

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